Algemene gebruiksvoorwaarden voor zakelijke klanten van Documentenbox (1 mei 2021)

Documentenbox stelt een webgebaseerd platform beschikbaar voor het beheren en delen van zakelijke documenten door geregistreerde (eind)gebruikers.

Documentenbox behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze algemene voorwaarden. Significante wijzigingen in het contract zullen schriftelijk aan onze klant worden meegedeeld. De klant heeft vervolgens 4 weken de tijd om bezwaar te maken tegen deze wijzigingen. Als de klant bezwaar heeft die niet door Documentenbox kunnen worden opgelost dan heeft de klant de mogelijkheid om het contract zonder extra kosten te beëindigen.

Onderdeel van de overeenkomsten tussen Documentenbox en de klant is een verwerkersovereenkomst – deze kan worden geraadpleegd op https:// Documentenbox.nl/verwerkersovereenkomst

Functies van het platform

De functies van het platform kunnen worden bekeken op de website https:// Documentenbox.nl. Documentenbox behoudt zich het recht voor om het platform naar eigen goeddunken te wijzigen, rekening houdend met de belangen van de klant en de eindgebruikers, op voorwaarde dat dit geen invloed heeft op de essentiële contractuele verplichtingen van de aanbieder.

De verantwoordelijkheid van Documentenbox betreft enkel de cloud- en webfuncties. De interoperabiliteit van het platform met de hardware en software van de klant is geen verantwoordelijkheid van Documentenbox. Het platform is toegankelijk via internet. De klant is verantwoordelijk voor het creëren van een adequate internettoegang.

De klant krijgt toegang tot het platform via een webportaal (in de browser), en vanaf 3de kwartaal 2021 via een synchronisatieprogramma voor de desktop of via een app onder de door Documentenbox goedgekeurde besturingssystemen als uitvoerbare dienst. Documentenbox is niet verplicht tot het verstrekken van broncodes of interfacedefinities.

De inhoud die door de klant op het platform wordt geplaatst, is externe content voor Documentenbox. Wij zijn niet verantwoordelijk voor deze inhoud van derden. Indien de Documentenbox in uitzonderlijke gevallen eigen content via het platform aanbiedt, wordt dit als zodanig gemarkeerd.

Via links op het platform kunnen gebruikers toegang krijgen tot externe websites die niet door de Documentenbox worden beheerd. Dergelijke links zijn ofwel duidelijk gemarkeerd (bijvoorbeeld als advertentie of advertentie) of kunnen worden herkend door een wijziging in de adresregel van de browser. Documentenbox is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze externe websites.

Documentenbox is gerechtigd het platform zelf of via derden aan te bieden. Documentenbox zal alleen met partijen werken die in Europa zijn gevestigd en onder Europese wet- en regelgeving vallen waaronder de AVG (GDPR).

Het gebruik van het platform

Om het platform te gebruiken is een eenmalige registratie als klant noodzakelijk via een elektronisch formulier op het webportaal of door aanmelding rechtstreeks door Documentenbox. Registratie verloopt op basis van een e-mailadres en een door de gebruiker te kiezen gebruikersnaam en wachtwoord. De klant dient een juridisch bindende aanvraag in bij Documentenbox door op de overeenkomstige knop te klikken (bijv. “Registreren” in het geval van betalende diensten). Dit wordt bevestigd of afgewezen door Documentenbox; Een contract met de klant komt pas tot stand na bevestiging door Documentenbox.

De klant is verantwoordelijk voor de door hem verstrekte documenten en gegevens op het platform. De gegevens die door de klant op het platform worden opgeslagen, moeten volledig en waarheidsgetrouw worden opgegeven. De door de klant gekozen gebruikersnaam mag geen inbreuk maken op rechten van derden, in het bijzonder geen naam- of merkrechten.

De klant is verplicht zijn wachtwoord geheim te houden en dient dit te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik door derden. De klant is aansprakelijk voor oneigenlijk gebruik van zijn profiel en oneigenlijk gebruik van zijn login.

Alleen rechtspersonen kunnen klant worden. Het staat de klant vrij om zich meerdere keren te registreren als lid van het platform onder verschillende gebruikersnamen. Documentbox behoudt zich het recht voor om de registratie als klant in individuele gevallen zonder opgave van redenen te weigeren.

Kosten en betalingen

De kosten voor het gebruik van de diensten op het platform vloeit voort uit het tarievenoverzicht. Voor de betalende diensten gelden de tarieven vanaf de dag van de bestelling. Tariefwijzigingen worden pas van kracht wanneer de gebruiker akkoord is gegaan met het bijgestelde tarief.

De door Documentenbox verstrekte facturen worden naar het  adres of gebruikersaccount van de klant gestuurd en zijn onmiddellijk opeisbaar en betaalbaar zonder enige aftrek. Betaling wordt geacht te zijn verricht nadat Documentenbox over het te betalen bedrag kan beschikken.

De klant is in verzuim indien hij niet binnen dertig dagen na de vervaldatum van een factuur heeft betaald.

Rechten en plichten van de klant

De klant heeft het recht om het platform voor eigen commerciële of commerciële doeleinden te gebruiken.

Documentenbox is slechts een dienstverlener. De inhoud die door de gebruiker of namens hem door derden op het platform wordt geplaatst, wordt alleen door Documentenbox opgeslagen en automatisch verwerkt met behulp van tekstherkenning of andere processen. Documentenbox heeft en krijgt geen kennis van de inhoud van de documenten. De afspraken rondom de verwerking van de gegevens zijn onderdeel van de tussen partijen afgesloten verwerkersovereenkomst.

De klant is zelf verantwoordelijk voor het naleven van de wettelijke voorschriften met betrekking tot de content die wordt geplaatst.

Iedere klant dient de wet- en regelgeving in acht te nemen en de rechten van derden te beschermen.

In het bijzonder is het klanten verboden:

Van strafbare handelingen en dienovereenkomstige pogingen daartoe zal altijd direct aangifte worden gedaan door Documentenbox bij de politie of de verantwoordelijke instanties. 

Documentenbox maakt geen specifieke back-ups voor de klant. Beschikbaarheid van gegevens binnen het platform is conform Europese wetgeving gegarandeert.

Overdracht van gebruiks- en exploitatierechten

Door content op het platform te plaatsen, verleent de klant aan Documentenbox gebruiks- en exploitatierechten op de content, zodat Documentenbox de klant de diensten kan leveren die aan het platform zijn gekoppeld.

Als de klant tekst-, beeld-, grafische, audio- of videobestanden op het platform plaatst, dient de klant er zelf voor te zorgen dat hij hierbij geen auteursrechten of andere rechten die op de documenten rusten overtreedt.

Aansprakelijkheid en beschikbaarheid

Tenzij anders vermeld in deze algemene voorwaarden handelt Documentenbox conform de geldende wettelijke bepalingen. Dit geldt ook voor wettelijke vertegenwoordigers van Documentenbox.

In geval van schade is Documentenbox alleen aansprakelijk bij opzet en grove schuld. In het geval van gratis diensten is aansprakelijkheid bij eenvoudige nalatigheid uitgesloten. Bovendien is Documentenbox bij eenvoudige nalatigheid alleen aansprakelijk voor
a) schade als gevolg van letsel aan leven, ledematen of gezondheid,
b) voor schade die voortvloeit uit het niet nakomen van een essentiële contractuele verplichting.
In geval van schending van een essentiële contractuele verplichting is de aansprakelijkheid beperkt tot vergoeding van de voorzienbare, optredende schade en is aansprakelijkheid voor indirecte schade, in het bijzonder gederfde winst, uitgesloten. Dit geldt niet als Documentenbox een gebrek op frauduleuze wijze heeft verborgen of, bij wijze van uitzondering, een kwaliteitsgarantie heeft afgegeven, en ook niet in geval van claims op grond van de Productaansprakelijkheidswet.

Tijdelijk verminderde beschikbaarheid van het platform kan te wijten zijn aan technische storingen waarvoor Documentenbox niet verantwoordelijk is, wegens overmacht (in het bijzonder door uitval van de stroomvoorziening en / of internet, pandemieën, brand, explosie, aardbeving, stormen, overstromingen e.d ), of wegens het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden die dienen om de werking van het platform te behouden of te verbeteren. Documentenbox is alleen aansprakelijk voor de gevolgen van beperkte beschikbaarheid in het kader van de in de servicebeschrijving van de aan de klant toegezegde beschikbaarheid.

De klant ontslaat Documentenbox van alle aanspraken die tegen Documentenbox worden ingesteld wegens een overtreding van de wet door de klant. Dit geldt niet als de klant niet verantwoordelijk is voor de inbreuk op de wet- of regelgeving. Andere aanspraken van Documentenbox op de klant blijven in dat geval onaangetast.

Beëindiging van het contract

Het gebruik van het platform wordt in principe afgesproken voor onbepaalde tijd.

Voor het beëindigen van de dienstverlening door de klant is de contractperiode leidend die genoemd wordt in het tarievenoverzicht.

Bij beëindiging van het gebruik wordt het klantprofiel en de toegang tot het platform geblokkeerd. Het klantprofiel en de inhoud die door de klant is geplaatst, wordt binnen 48 uur na het verwijderen van het klantaccount verwijderd. Gegevens, documenten en inhoud die voor de klant zijn bedoeld voor verder gebruik, moeten worden opgeslagen door ze te downloaden voordat het gebruik wordt beëindigd.

Het recht op tussentijdse beëindiging om een ​​belangrijke reden blijft altijd mogelijk. Er is met name een belangrijke reden voor de klant indien (i) de klant ondanks een waarschuwing van de Documentenbox is doorgegaan met verwijtbaar overtredingen van de algemene voorwaarden of (ii) de klant de kosten voor het gebruik van het platform niet heeft betaald ondanks een aanmaning.

Vertrouwelijkheid, gegevensbescherming en het noemen als referentieklant

Documentenbox verzamelt, verwerkt en gebruikt persoonsgegevens. Alle informatie over de omgang met persoonsgegevens door de aanbieder is te vinden in het privacy statement die te vinden is op https://documentenbox.nl/privacy.

Met betrekking tot de persoonsgegevens die door de klant op het platform worden verwerkt, is Documentenbox een verwerker in de zin van artikel 28 AVG. De rechten en plichten van Documentenbox en de klant in dat kader staan vermeld in de verwerkersovereenkomst die tussen klant en Documentenbox van toepassing is.

Documentenbox heeft het recht om, rekening houdend met de belangen van de klant, de naam van de klant te noemen (bijvoorbeeld bij presentatie aan andere potentiële gebruikers). Voor het noemen van de klant in advertenties van Documentenbox gericht op het grote publiek (bijv. Website, brochures) is de voorafgaande toestemming van de klant vereist.

Slotbepalingen

Nederlands recht is van toepassing.

De overdracht van gebruiksrechten en contractuele verplichtingen van de klant in verband met het gebruik van het platform vereist de toestemming van Documentenbox, die alleen om een ​​gewichtige reden mag worden geweigerd.

Documentenbox is gerechtigd het gebruiksrecht van de klant over te dragen aan een derde partij.

Wijzigingen en aanvullingen op het contract en de algemene voorwaarden kunnen alleen schriftelijk plaatsvinden.

Mochten individuele bepalingen in deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk onwerkbaar  zijn of zijn geworden, dan heeft dit geen invloed op de geldigheid van de overige bepalingen. In dat geval is de wet van toepassing. Dit geldt ook voor een hiaat in deze algemene voorwaarden. In dat geval verplichten de partijen zich ertoe om de ongeldige of onvolledige bepaling zo spoedig mogelijk te vervangen door een effectieve bepaling die zo dicht mogelijk benadert wat de partijen beoogden bij het sluiten van het contract.